はじめに
訪問看護ステーションを立ち上げると、書類作成や運用だけでなく、事前の準備が不足すると後々トラブルや手戻りの原因になりがちです。
今回は、実際に現場で関わった経験から、「失敗しないための準備ポイント」を3つまとめました。
① 書類の事前整理とフォーマット作り
立ち上げ直後にバタバタしないためには、まず必要な書類をリストアップしてフォーマットを整えておくことが重要です。
・FAX送付状、業務日報、出勤簿
・重要事項説明書、運営規程、料金表
フォーマットを事前に準備しておくだけで、日常業務の手戻りを大きく減らせます。
② 実際の運用をイメージして準備
書類やルールは作るだけでは不十分です。
・誰が記入するのか
例えば管理者？担当看護師？事務員？
まだシステム化ができていない時は、一旦担当を決めておく。
そして一覧にしておくと全員で共有できます。
空いた人がするという運用をすると、誰がどこまでしたのかいちいち確認しないと
いけないので時間のロスと漏れが発生します。
・どのタイミングで使用するのか
書類によっては毎日、都度使うもの、契約時のみ、月初のみ・・・などタイミングが違います
これらの書類をバラバラに保管しておくと、いざ使用する時に探し出すのが大変です
対策の一例としては
タイミング別、用途別にファイルやフォルダで管理しておくのがおすすめです。
例 PC内の『契約時書類』のフォルダ
需要事項説明書、運営規定、料金表、口座振替案内、緊急時連絡先案内などの
フォーマットやデータをフォルダに入れておく
このフォルダを開けば、漏れなく必要な書類がでてくる状態にします。
・紙とシステムの管理方法
紙のあっという間にたまっていきます
ケアマネさんとの実績や次月予定の確認の為のやり取りなどが多いので、
管理ができていないと、いざチェックしようとした時「〇〇さんの来月の予定はどこ・・・」と
紙の山から探しだすことになります
対策の一例として
〇ヵ月分はすぐ確認できるこのファイル
それ以前のものはこの紐で綴じてキャビネットに・・・
という風に一目見て分かるように管理が必要になります
もしスムーズにいかない場合は、その都度変更していきます。
これらの事前に整理しておくと、立ち上げ後に混乱しにくくなります。
最終的には
“事業所の誰がしてもルーチンで同じようにできる”
状態を１つでも増やしていくことが必要です
③ システム化の計画を早めに立てる
訪問看護では、請求や報告書など毎月発生する書類も多く、最初から全て紙で管理すると後で負担が増えます。
請求ソフトの導入
書類のデジタル化
FAXの電子管理
など、将来的にシステム化できる部分は早めに検討しておくと安心です。
まとめ
訪問看護ステーションの立ち上げは、書類作りや制度対応だけでなく、事前の準備が大きなカギになります。
書類の整理
運用のイメージ
システム化の計画
この3つを押さえておくだけで、立ち上げ後の混乱や手戻りを大幅に減らせます。
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