訪問看護ステーションを個人で立ち上げると、想像以上に多くの書類フォーマットを自分で用意する必要があります。
特に立ち上げ直後は、
「どこまで準備すればよいのか分からない・・・」
と手が止まってしまうことも少なくありません。
この記事では、実際の現場を踏まえて、立ち上げ後に必要になる主な書類を整理してみます。
日常的に必要な書類
日々の業務で使用する基本的な書類です。
・FAX送付状
・手紙の送付状（報告書や計画書、請求書送付時等に必要）
・封筒の宛名ラベル
・訪問看護指示書依頼書
・借用書（医療機器を貸し出す場合など）
・出勤簿
・業務日報
個人で立ち上げた事業所の場合、これらのフォーマットが揃っていないことも多く、インターネット上のひな型などを参考にしながら整備していくことになります。
契約時に必要な書類
利用者との契約時に必要となる書類です。
・重要事項説明書
・料金表
・運営規程
・口座振替案内
・緊急時連絡先案内
これらは内容の整合性や実態とのズレがないように整えることが重要になります。
毎月必要な書類
継続的に発生する書類です。
＜請求系＞
・請求書
・領収書
＜報告系＞
・訪問看護計画書
・訪問看護報告書
＜レセプト系＞
・訪問実績
・別表
なお、請求ソフトを導入している場合は、これらの一部は自動作成されるため、自分で用意しなくてもよいケースもあります。
実際に感じたポイント
病院や既存の法人であれば、こうした書類はあらかじめ整備されていることが多いですが、個人で立ち上げる場合は一から準備する必要があります。
また、訪問看護を含めた在宅分野は、現在でもFAX文化が根強く残っており、紙でのやり取りが多いのも特徴です。
そのため、書類を作るだけでなく、
「どう管理するか」
「どこまでシステム化するか」
といった視点も後々重要になってきます。
まとめ
訪問看護ステーションの立ち上げ後は、日々の運営に必要な書類を一つひとつ整えていく必要があります。
手引きには載っていない実務的な部分も多いため、事前にイメージしておくだけでも準備がスムーズになります。
また、書類は事業所ごとに実態に合わせて整えることが大切です。
ご相談について
訪問看護ステーションの立ち上げや、書類整備についてのご相談も承っています。
これから開業を検討されている方や、書類の整備でお悩みの方はお気軽にご相談ください。
